禮儀文書是什麼文體？定義、類型與撰寫要則

禮儀文書是為禮儀目的或在禮儀場合使用的應用文體，主要分為外交文書與對外文書。其撰寫必須準確、適當地表達禮儀要求，根據不同的時機與對象，力求恰如其分、恰到好處。必要時可加入實質內容以增強效果，並需核對時間、地點等資料以確保翔實可靠。避免將其視為「應景文章」或套用固定格式，以免流於「打官腔」而喪失溝通功能。

主要類型與範例

一、賀函與賀電
在國慶、建軍節、領導人就任、登基、週年慶典等重要場合，使用外交函件或電報致意。

二、感謝信、感謝電與公告
對於訪問結束、收到祝賁或援助表達謝意，可選擇信件、電報或公開公告。

三、邀請函、邀請電與復件
用於邀請外賓參加活動、訪問、講學、演出或會議，並說明時間、費用等細節。

四、慰問函與慰問電
遇災難或重病時，轉達同情與慰問。

五、唁函與唁電
喪禮時發給機構或親屬，例如吊唁總理逝世的外交電報。

六、國書、全權證書等外交證件
包括派遣或召回使節的國書、執行談判的全權證書等。

七、有關禮儀事項的通知
使用照會、函件等方式通知使節到離任或程序安排。

撰寫與使用要則

• 外國國名與機構名稱應使用全稱，首次出現必須完整，職銜與姓名需頂格或對應格式。
• 格式必須正確，非外交機構可改用對外函件；人稱需統一，避免混亂。
• 禮儀慣例與致意語需因地制宜，例如外交照會開頭可寫「向…致意並榮幸地」，吊唁信則不宜使用。
• 對外文書以中文為正本，必要时附外文譯文；譯文應符合外文格式，不套用中文排版。
• 打印位置、印章蓋法（騎年壓月）、校對與簽收手續皆需嚴謹。

此外，在禮儀社交中，名片亦為重要工具，可用於祝賀、感謝、介紹、吊唁等多種場合，並可藉由法文縮寫（如 p.f. 表示祝賀）或外文短句區分用途。